Euroopan unioni

Vipuvoimaa EU:lta

Euroopan sosiaalirahaston (ESR) rahoittaman projektin kuvaus

1. Projekti

Projektikoodi: S10141

Projektin nimi: Ephemera (osana Digitalian käynnistämistä)

Osio: Itä-Suomen suuralueosio

Toimintalinja: 3: Työmarkkinoiden toimintaa edistävien osaamis-, innovaatio- ja palvelujärjestelmien kehittäminen

Projektityyppi: Projekti, jossa ei ole henkilöitä mukana

Suunnitelman mukainen toteutusaika: Alkaa 1.6.2008 ja päättyy 30.4.2012

Toiminnan tila: Toiminta päättynyt

Vastuuviranomainen: Etelä-Savon elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus

2. Projektin toteuttaja

Toteuttajaorganisaation nimi: Helsingin yliopisto / Kansalliskirjasto / digitointi- ja konservointikeskus

Organisaatiotyyppi: Yliopisto

Y-tunnus: 0313471-7

Osoite: Saimaankatu 6

Puhelinnumero: 09 1911

Toteuttajaorganisaation Web-osoite: www.kansalliskirjasto.fi

Projektin kotisivun osoite: www.kansalliskirjasto.fi/kirjastoala/dimiko/ephemera.html

Vastuuhenkilön nimi: Majlis Bremer-Laamanen

Asema: johtaja (Digitointi- ja konservointikeskus)

Sähköposti: majlis.bremer-laamanen(at)helsinki.fi

Puhelinnumero: 050 305 5265

3. Projektin toteutusalue ja kohderyhmän kuvaus

3.1 Maantieteellinen kohdealue

Maakunnat: Etelä-Savo

Seutukunnat: Savonlinnan, Mikkelin, Pieksämäen

Kunnat: Ristiina, Hirvensalmi, Pertunmaa, Mikkeli, Puumala, Mäntyharju, Kangasniemi

3.2 Varsinaiset kohderyhmät

Muistiorganisaatiot: kirjastot, arkistot, museot.
Hyödyntäjiä: muistiorganisaatiot, suuri yleisö. Tahot kartoitettu aiemmassa yhteistyössä ja yhteiskunnassa.
Digitalia edistää kansallisten ja kansainvälisten verkostojen luomista. Digitalia on osa Kansallista digitaalista kirjastoa ja Eurooppalainen digitaalinen kirjasto -hanketta, jonka kautta suomalainen kulttuuriperintö verkotetaan globaaleille yleisöille ja tietomarkkinoille. EU:n komission digitointisuosituksen toteutumista seuraa mm. Member States' Expert Group, jossa on Suomen toisena edustajana Kansallisen digitointikeskuksen johtaja.
Yliopistojen rakenteellisen kehittämisen työryhmän raportti maaliskuulta 2008 toteaa, että Kansallisen digitointikeskuksen digitointitoiminta vakinaistetaan. Keskuksen toiminnan vahvistamista ja laajentamista tukevat myös mm. Kansallinen tietoyhteiskuntastrategia (2006), valtioneuvoston periaatepäätös (06/2007) kansallisen tietoyhteiskuntapolitiikan tavoitteista vuosina 2007 - 2011 sekä Kansalliskirjaston strategia. Opetusministeriön infrastruktuurityöryhmän (2007) mukaan digitointi tulee huomioida tärkeänä osana kehityksessä, jonka avulla erilaiset tietokannat ja kokoelmat tulevat olemaan tutkijoiden ja kansalaisten vapaassa käytössä.
Etelä-Savon maakuntaohjelmassa ja Mikkelin seudun aluekeskusohjelmassa digitointikeskuksen ja digitointi- ja arkistointiosaamisen kehittäminen nähdään tulevaisuuden kärkialoina ja seudun erikoistumis- ja osaamisaloina.

3.3 Välilliset kohderyhmät

Suuri yleisö.
Hyödyntäjiä: muistiorganisaatiot, suuri yleisö. Tahot kartoitettu aiemmassa yhteistyössä ja yhteiskunnassa.
Digitalia edistää kansallisten ja kansainvälisten verkostojen luomista. Digitalia on osa Kansallista digitaalista kirjastoa ja Eurooppalainen digitaalinen kirjasto -hanketta, jonka kautta suomalainen kulttuuriperintö verkotetaan globaaleille yleisöille ja tietomarkkinoille. EU:n komission digitointisuosituksen toteutumista seuraa mm. Member States' Expert Group, jossa on Suomen toisena edustajana Kansallisen digitointikeskuksen johtaja.
Yliopistojen rakenteellisen kehittämisen työryhmän raportti maaliskuulta 2008 toteaa, että Kansallisen digitointikeskuksen digitointitoiminta vakinaistetaan. Keskuksen toiminnan vahvistamista ja laajentamista tukevat myös mm. Kansallinen tietoyhteiskuntastrategia (2006), valtioneuvoston periaatepäätös (06/2007) kansallisen tietoyhteiskuntapolitiikan tavoitteista vuosina 2007 - 2011 sekä Kansalliskirjaston strategia. Opetusministeriön infrastruktuurityöryhmän (2007) mukaan digitointi tulee huomioida tärkeänä osana kehityksessä, jonka avulla erilaiset tietokannat ja kokoelmat tulevat olemaan tutkijoiden ja kansalaisten vapaassa käytössä.
Etelä-Savon maakuntaohjelmassa ja Mikkelin seudun aluekeskusohjelmassa digitointikeskuksen ja digitointi- ja arkistointiosaamisen kehittäminen nähdään tulevaisuuden kärkialoina ja seudun erikoistumis- ja osaamisaloina.

3.4 Aloittaneiden henkilöiden määrä

Suunniteltu: 0, joista naisia 0

Toteutunut seurantatietojen mukaan: 0, joista naisia 0

4. Projektin tavoitteet, tulokset ja vaikutukset

4.1 Uusien työpaikkojen määrä

Suunniteltu: 2, joista naisten työpaikkoja 1

Toteutunut seurantatietojen mukaan: 0, joista naisten työpaikkoja 0

4.2 Uusien yritysten määrä

Suunniteltu: 0, joista naisten perustamia 0

Toteutunut seurantatietojen mukaan: 0, joista naisten perustamia 0

4.3 Suoritettujen tutkintojen määrä

Suunniteltu: 0, joista naisten tutkintoja 0

Toteutunut seurantatietojen mukaan: 0, joista naisten tutkintoja 0

5. Suunnitelman mukainen tiivistelmä toteutuksesta

Tavoite
Ephemera-hankkeen tavoitteena on yhteistyössä muistiorganisaatioiden kanssa luoda perustaa digitoinnin palvelu- ja osaamiskeskuksen toiminnalle, joka palvelee kirjastoja, arkistoja ja museoita.

Tulokset
Pienpainateaineisto ja vanhempi irtolehtiaineisto:
- Massadigitointia tukeva pienpainatteiden ja vanhemman irtolehtiaineiston tuotantoprosessi, joka on mahdollisimman tehokas, automaattinen ja skaalautuva
o Eurooppalainen kärkitaso massadigitoinnissa ja jälkikäsittelyssä
o Pilotointi testiympäristössä: fyysisen, analogisen aineiston muuntaminen digitaaliseen muotoon ja korvaavien tallenteiden tuottaminen
o Digitaalisen korvaavan tallenteen prosessin luominen: metadatan suunnittelu ja integrointi
- Asiakaskeskeisyys: lisäarvon tuottaminen digitaaliselle aineistolle kehittämällä metadatapoimintaa yhteistyössä
- Pitkäaikaissäilytyksen ja käyttöönsaattamisen varmistaminen
o Massatuotannon edellyttämien logistiikkaratkaisujen kehittäminen fyysisen materiaalin kuljetukseen, varastointiin ja palauttamiseen
o Massadigitoinnin edellyttämän jälkikäsittelyohjelmiston logistiikkamodulin suunnittelu ja toteuttaminen
- Palveluiden kaupallistamisen kehittäminen

Sisältö ja toimenpiteet
Osio 1: Esiselvitykset sekä laitehankintojen suunnittelu ja toteutus leasing-sopimuksin
Esim. Massatuotannon prosessien määrittely ja kehittäminen pienpainatteille ja vanhemmalle irtolehtiaineistolle
Osio 2: Toimintakäytäntöjen suunnittelu
Esim. Kuljetuslogistiikka, pienpainate- ja arkistoaineiston käsittely, digitointi ja jälkikäsittely
Osio 3: Teknisen infrastruktuurin määrittelyt digitointiprosessin tueksi
Esim. Tallennuskäytännöt

Kohderyhmä
Digitointi tuottaa muistiorganisaatioille hyötyä esim. asiakkaiden itsepalvelumahdollisuuksista seuraavana työajan säästönä. Myös aineistojen säilymisen paraneminen sekä tilasäästöt ovat keskeisiä digitoinnin hyötyjä muistiorganisaatioiden näkökulmasta. Digitoituja aineistoja voivat hyödyntää laajat käyttäjäryhmät: tutkijat, opiskelijat, julkaisijat, opetustoimi, viranomaiset, sukututkijat, sisällöntuottajat, erilaiset innovaatioiden hyödyntäjät, harrastajat sekä suuri yleisö.

Kumppanuus
Yhteistyökumppanit: Mikkelin ammattikorkeakoulu, Kansallisarkisto, DigitalMikkeli, Mikkelin Teknologiakeskus

Pysyvät vaikutukset
Kansalliskirjaston Kansallinen digitointikeskus voi hyödyntää hankkeessa kehitettyä prosessia ja digitoida kirjastojen, arkistojen ja museoiden laajoja, kiinnostavia pienpainatekokoelmia. Hankkeen avulla tehty kehittämistyö ja pilotointi tekevät digitoinnista kustannustehokkaampaa ja tuottavat uuden aineistotyypin prosessin, mikä hyödyttää digitoidun aineiston loppukäyttäjiä Suomessa, mutta myös ympäri maailmaa.

6. Tiedotus ja hyvien käytäntöjen levittäminen

6.1 Tiedotussuunnitelma

Hankkeen viestintä- ja raportointikäytännöt luodaan suunnitteluvaiheessa. Viestinnän keinojen avulla pyritään siihen, että asiakkaille ja suurelle yleisölle muodostuu selkeä kuva digitointikeskuksen palveluista.

Viestinnän keskeiset tehtävät ovat informointi ja yhteistyön koordinointi koko hankkeen ajan. Viestintä on osa johtamista ja vuorovaikutteisten toimintatapojen kehittämistä. Mahdollisia kanavia: www-sivut, säännöllisesti ilmestyvä verkkotiedote, kohdennetut tiedotteet eri toimijoille ja tiedotusvälineille, tiedotustilaisuudet, postituslistat, tapahtumatiedotus, kokouksiin liittyvä materiaali, koulutustapahtumat, kansainvälinen viestintä jne.

Viestinnän kohderyhmiä:
sisäinen tiedotus: hankehenkilöstö, emo-organisaatio, yhteistyökumppanit, asiakkaat, ohjausryhmä, rahoittajat;
ulkoinen tiedotus: tiedotusvälineet, media, potentiaaliset yhteistyökumppanit/asiakkaat, ns. suuri yleisö.

6.2 Suunnitelma hyvien käytäntöjen levittämisestä

Hyvät käytännöt muodostuvat prosessien kehittyessä. Ne integroidaan osaksi digitoinnin tuotantoympäristöä ja -prosessia vuosittaisen toteuttamissuunnitelman mukaisesti.

7. Projektin julkinen rahoitus, euroa

Myönnetty EU- ja valtion rahoitus: 916 784

Toteutunut EU- ja valtion rahoitus: 915 527

Suunniteltu julkinen rahoitus yhteensä: 965 036

Toteutunut julkinen rahoitus yhteensä: 963 779

8. Vastuuviranomaisen tekemä projektin luokittelu

8.1 Horisontaalinen luokittelu

Tasa-arvo: Sukupuolineutraali projekti

Kestävä kehitys: Merkittävästi kestävää kehitystä edistävä projekti

Kumppanuus: Kumppanuutta selvästi edistävä projekti

Innovatiivisuus: Selvästi innovatiivisia tuloksia tuottava projekti

9. Loppuraportin tiivistelmä

Ephemera-projektin tavoitteena oli suunnitella ja toteuttaa skaalautuva, massatuotantotekniikkaa hyväksikäyttävä digitointiprosessi arkistotyyppisille irtolehti- ja pienpainateaineistoille. Uutta toimintaympäristöä luotaessa oli tarkoitus ottaa huomioon aineiston ominaisuudet, aineiston logistinen seuranta, prosessissa syntyvien digitaalisten objektien pitkäaikaissäilytys sekä aineiston saattaminen verkkoon soveltuvien metadataratkaisujen kera. Alatavoitteina oli luoda hyviä, selkeitä, formaaleja toimintamalleja ja välineitä painettujen pienpainatteiden digitoimiseksi sekä luoda tiedonhakijoille parempia valmiuksia arkistotyyppisten lähdeaineistojen käytettävyydelle sekä edistää niiden saatavuutta.

Projektissa oli kyse usean erityyppisen osa-alueen kehittämistyöstä ja arkityön yhdistämisestä kehitykseen kuten digitointiin tulevien aineistojen materiaalilogistiikan, kuvailun, skannauksen, jälkikäsittelyn ja eri tietojärjestelmien räätälöinnistä, hallinnasta sekä niiden integroimisesta toisiinsa toimivaksi pienpainatteiden digitoinnin prosessiketjuksi. Työ edellytti laajaa toimijoiden verkkoa, välinekehitystä, oppimis- ja muutoskykyä. Digitointiprosessin kehitystyötä sivusi tulevaisuuspainotteinen osittain ostopalveluna toteutettu ontologiaosakokonaisuus, minkä tuloksia hyödynnetään tulevan digitointiprofessuurin ja sen asiantuntijatyöryhmän jatkaessa digitaalisten sisältöjen syvempää jatkojalostusta. Projekti loi uuden ja käytännönläheisen digitoinnin toimintamallin painetun arkistotyyppisen aineiston käsittelyyn. Se sisälsi sekä teknistä tietojärjestelmien että koko toimintaketjun läpäisevää sosiaalisissa prosesseissa tapahtuvaa suunnittelu- ja toteutustyötä. Rakentamisessa käytettiin hyväksi kehittävän työntutkimuksen periaatteita.

Metatiedon käsittely ja kerääminen osana digitaalista toiminnan arvoketjua oli yksi merkittävä osakokonaisuus. Lähtötilanteessa oli luetteloimaton, suuri fyysinen painettu kokoelma. Digitaalisessa nykytaloudessa kokoelmaa enemmistölle tiedonhakijoista ei ole olemassa niin kauan kun se ei ole verkon kautta haettavissa ja käytettävissä. Historiallisesti arvokkaalle ja harvinaiselle pienpainatekorpukselle on nyt luotu systemaattinen toimintojen ketju, jonka lopputuloksena fyysiset pienpainatteet ovat korvattavissa digitaalisilla verkkokäytettävillä pienpainatejulkaisuilla. Digitoidut ryhmät voivat jäädä arkistokokoelmaksi, jolloin ne eivät enää kulu käytössä.

Vanhentunut digitointiprosessi korvattiin tämän hetken digitaaliseen tiedonhallinnan tietotaitoon ja massatuotantotekniikkaan pohjautuvalla uudella pienpainatteiden digitoinnin toimintajärjestelmällä. Suunnittelutyön tuloksia hyödynnettiin käsittelemällä pilottiaineistoja uuden digitointiprosessin mukaisesti. Suunnittelun, toteutuksen ja pilottitestauksen sekä kokonaisuuteen tehtyjen korjausten myötä koko toimintajärjestelmä kaikkine toiminnan osatekijöineen on vakaampi ja käytännöt kehittyneempiä. Tuotantokäytössä järjestelmien ominaisuudet ja toiminnallisuudet nousevat keskeiseksi sen jälkeen kun uudet toimintatavat on sisäistetty ja vakiintuneet. Uuden toimintatavan tulokset kuten pienpainatejulkaisujen viitetiedot ovat tutkijoiden ja kansalaisten haettavissa Fennica-tietokannasta (fennica.linneanet.fi) ja digitaaliset pienjulkaisut (objektit) ovat käytettävissä Kansalliskirjaston ylläpitämän Doria-julkaisuarkiston (www.doria.fi) kautta. Digitaalisten palveluiden saatavuus lisääntyi ja käytettävyys helpottui sekä tutkimuksellisten resurssien määrä kasvoi suoraan yli 5 000 julkaisulla.

Verkostot ja kumppanuusajattelu nousivat myös eri tavalla toiminnan keskiöön Ephemera-projektia toteutettaessa. Yhteistyö erikoistuneiden asiantuntijoiden kesken on organisaation tärkeä kilpailuvaltti. Toimintajärjestelmää ja sen välineitä kehitettiin yhteiskehittelynä, pyrkien samalla pienpainateaineiston palvelukokonaisuuden kehittämiseen. Toiminnan uudistaminen oli pitkä ja monisyinen prosessi, jota hallitsi muutostoiminnan kiertokulku. Valmis uusi toiminnan malli ja sen käyttöönotto edelsi lukuisia ponnistuksia ja haasteiden ratkaisuja. Ephemera-projektissa kokonaisuudessa oli pyrkimys parantaa koko arkistomaisen irtolehti- ja pienpainateaineiston digitointikokonaisuutta tuotannon johtolankoina taloudellisuus, tehokkuus, skaalautuvuus, mutta samalla asiakkaiden tiedontarpeet johtotähtenä ja tulevaisuus ennakoiden.

Kansainvälisesti pienpainatteiden metatiedon suunnittelu, kerääminen ja paketointi osana digitointiketjua ovat merkittäviä avauksia arkistotyyppisen aineiston verkkoon saattamiseksi laajamittaisesti ja taloudellisesti. Digitaalinen pienpainateobjekti luetteloidaan ja sitä koskevat metatiedot kerätään automaation tai puoliautomaation avulla osana digitaalista jälkikäsittelyketjua. Julkaisujen viitetiedot saatetaan Fennica-tietokannassa haettavaksi. Maailman kirjastojen näkökulmasta katsoen vastaavaa pienpainatteiden digitoinnin toimintajärjestelmämallia ei tiettävästi vielä ole muualla tuotantokäytössä.